Audyt raportowania ESG dla firmy transportowej
Skróciliśmy czas przygotowania raportu o śladzie węglowym z 5 dni do 1,5 dnia dzięki nowemu arkuszowi kalkulacyjnemu.
Firma Trans-Logistyka Mazowsze z Mińska Mazowieckiego musiała nagle przygotować dane o emisji CO2 dla swojego głównego kontrahenta z Niemiec. Bez tego raportu ich kontrakt na 12 miesięcy mógł zostać zawieszony, a nikt w biurze nie wiedział, jak ugryźć nowe unijne wytyczne.
Wyzwanie
Właściciel, pan Andrzej, spędzał każdy pierwszy tydzień miesiąca nad fakturami za paliwo i trasami z GPS, próbując ręcznie wyliczyć emisję dla 43 ciągników siodłowych. Proces ten do września 2024 roku zajmował mu pełne 5 dni roboczych, co odciągało go od pilnowania terminów na bazie i kontaktu z kierowcami.
Problem polegał na braku jednolitego standardu zbierania danych z kart paliwowych i systemów telematycznych różnych marek. Kontrahent wymagał precyzyjnych danych o śladzie węglowym na każdy przejechany kilometr, a nie tylko ogólnych szacunków z tabelki. Presja była duża, bo audyt u klienta zaplanowano na 15 października, a błędy w dokumentach mogły kosztować firmę utratę zlecenia o wartości 84 000 zł miesięcznie.
Podejście
Nasz 3-osobowy zespół spędził dwa dni w siedzibie firmy, analizując segregator z fakturami i historię przejazdów. Sprawdziliśmy to w dokumentach źródłowych, żeby wyłapać błędy w raportowaniu przebiegów, które sztucznie zawyżały emisję o 12,3%. Skupiliśmy się na najprostszej metodzie obliczeniowej zgodnej z wytycznymi CSRD, odrzucając drogie programy subskrypcyjne, których nikt w małym biurze by nie obsługiwał.
Przeprowadziliśmy krótkie przeszkolenie dla pani Jolanty, która zajmuje się w firmie rozliczeniami. Pokazaliśmy jej, jak wpisywać dane raz w tygodniu, zamiast kumulować je na koniec miesiąca. To była sama esencja bez lania wody. Skupiliśmy się wyłącznie na tym, co realnie sprawdza audytor zewnętrzny podczas kontroli u zleceniodawcy.
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy prosty arkusz kalkulacyjny, który automatycznie przelicza litry zużytego oleju napędowego i AdBlue na konkretne kilogramy CO2. Arkusz zawiera bazę wszystkich 43 pojazdów z podziałem na normy Euro 5 i Euro 6, co pozwala na błyskawiczne generowanie raportu dla różnych klientów zależnie od tego, ile tras dla nich wykonano.
Zamiast wdrażać skomplikowany system IT, postawiliśmy na narzędzia, które pracownicy już znali. Dodaliśmy do tego jasną, 2-stronnicową instrukcję dla kierowców, dotyczącą raportowania tankowań poza bazą. Tak to wpłynie na Twoje koszty: wyeliminowaliśmy potrzebę zakupu zewnętrznego oprogramowania za 4200 zł rocznie i zwolniliśmy czas właściciela na realne zarządzanie firmą.
Rezultaty
Trans-Logistyka Mazowsze ma teraz gotowy raport w 1,5 dnia i przeszła audyt kontrahenta w połowie października 2024 bez żadnych zastrzeżeń. Krótko i na temat: biurokracja przestała blokować transport.
Harmonogram
-
4-5 Września 2024Wizja lokalna w bazie i analiza faktur paliwowych.
-
12 Września 2024Budowa i testy arkusza na danych z sierpnia.
-
19 Września 2024Szkolenie zespołu administracyjnego i wdrożenie instrukcji.
-
15 Października 2024Zakończony sukcesem audyt u niemieckiego kontrahenta.
"Sceptycznie podchodziłem do tematu ESG, bo myślałem, że to tylko góra papierów dla wielkich korporacji. Okazało się, że wystarczył jeden porządny arkusz i zmiana nawyków u dwóch osób w biurze, żeby spać spokojnie przed audytem."